Als je als werkgever gaat reorganiseren, kan dat ook personele gevolgen hebben. Misschien moeten er functies verdwijnen, of kan je niet alle medewerkers meenemen naar de toekomst. In een reeks blogs hebben we je meer verteld over dit proces: we vertelden je wanneer je kunt reorganiseren, hoe je een reorganisatie voorbereidt, hoe het zit met collectief ontslag, wanneer je de OR of PVT moet betrekken en waarom een goed sociaal plan onmisbaar is. Ook gaven we je een praktisch stappenplan en vertelden we met welke regels voor ontslag je rekening moet houden. In dit laatste deel van de blogreeks nemen we je stap voor stap mee in de formele ontslagprocedure via het UWV: van de voorlopige ontslagaanvraag tot de uiteindelijke opzegging van de arbeidsovereenkomst.
Let op: in deze blogreeks vertellen we je meer over een reorganisatie waarbij arbeidsplaatsen komen te vervallen. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat je na een fusie of overname met personeelsvraagstukken zit: een rommelig personeelsbestand, functies die dubbel worden ingevuld, verschillende functiebeschrijvingen en functietitels, meerdere arbeidsvoorwaardenregelingen, etc. Hier kan Het WerkLab je ook mee helpen (graag zelfs!), maar daar gaat deze blog niet over.
De voorlopige ontslagaanvraag: start met formulier A
Als je vanwege bedrijfseconomische redenen afscheid moet nemen van personeel, heb je in veel gevallen een ontslagvergunning nodig. Dit is een formele goedkeuring van het UWV, die je moet hebben voordat je het dienstverband met een medewerker kunt beëindigen.
Hiervoor moet je 3 digitale formulieren uploaden in het werkgeversportaal van het UWV. Formulier A, B en C. Formulier A (ook wel de voorlopige ontslagaanvraag genoemd) is bestemd voor de gegevens over de werkgever, formulier B voor de gegevens van de medewerker(s) voor wie het ontslag wordt aangevraagd. In formulier C moet je de ontslagaanvraag inhoudelijk onderbouwen.
Wij adviseren werkgevers altijd om eerst formulier A bij het UWV in te dienen, en pas daarna over de reorganisatieplannen met het personeel communiceren. Hiermee voorkom je dat een ‘strategische ziekmelding’ het ontslagverbod bij ziekte in werking stelt. Formulier B en C komen later.
De voorkeursroute: een vaststellingsovereenkomst
Na de voorlopige aanvraag kiezen de meeste werkgevers er namelijk voor om in goed overleg afspraken te maken met de medewerkers die boventallig worden. Vaak gebeurt dit aan de hand van het sociaal plan. Het doel hiervan is om een vaststellingsovereenkomst (VSO) te sluiten.
Deze route heeft verschillende voordelen. Zo houden jullie samen de regie over het ontslag. Bovendien is het sluiten van een VSO voor jou als werkgever vaak sneller en efficiënter. Je kunt afscheid nemen van een medewerker zonder dat je de ontslagprocedure bij het UWV (en eventueel de rechter) hoeft af te wachten. Een ander belangrijk voordeel is dat de wettelijke wederindiensttredingsvoorwaarde die bij een ontslag via het UWV geldt, niet van toepassing is als je met wederzijds goedvinden uit elkaar gaat. De wederindiensttredingsvoorwaarde houdt in dat als jullie binnen 26 weken na de reorganisatie overwegen om weer personeel aan te nemen voor dezelfde of vergelijkbare functies, jullie verplicht zijn om deze functie eerst aan te bieden aan de medewerker(s) die zijn ontslagen.
Voor de medewerker is deze route vaak gunstiger omdat aan het tekenen van de VSO (financiële) voordelen zijn verbonden. Denk aan een tekenbonus, een extra vergoeding bovenop de wettelijke transitievergoeding, een periode van vrijstelling van werkzaamheden, een kostenvergoeding voor juridische bijstand, een outplacement en/of een scholingsbudget. Bovendien biedt een goede VSO ook duidelijkheid, rust en erkenning voor medewerkers. Dit kan ervoor zorgen dat medewerkers op een waardige en respectvolle manier afscheid nemen van de organisatie.
Let op:
- Na het indienen van de voorlopige ontslagaanvraag heb je in principe 14 dagen de tijd om tot een VSO te komen. Je kunt uitstel krijgen, maar dit moet je wel aanvragen.
- De medewerker heeft (na ondertekening van de VSO) nog een bedenktijd van 14 dagen. Neem deze bedenktermijn ook op in de vaststellingsovereenkomst. Doe je dit niet? Dan is de wettelijke bedenktermijn van de werknemer 21 dagen.
- Als de VSO is gesloten, verleent het UWV 14 dagen extra uitstel in verband met de bedenktermijn.
Geen akkoord? Dan volgen formulieren B en C
Is het niet gelukt om met alle betrokkenen tot een regeling te komen? Dan vervolg je de ontslagprocedure bij het UWV. Hiervoor moet je binnen 8 dagen formulieren B en C indienen.
Let op:
- Formulier C vul je (net als formulier A) maar één keer in. Formulier B moet je voor iedere medewerker apart invullen.
- Het UWV neemt de aanvraag pas in behandeling als de formulieren correct zijn ingevuld en alle stukken die de aanvraag moeten onderbouwen binnen zijn. Gelet op de korte termijnen in deze fase is het dus belangrijk om de ontslagprocedure in een eerder stadium goed voor te bereiden. Dit doe je in het reorganisatieplan (waarover je in deze blog meer leest).
Het UWV beslist over de ontslagvergunning
Vervolgens beoordeelt het UWV of aan de voorwaarden voor ontslag is voldaan. De medewerker krijgt nog wel 14 dagen de gelegenheid om verweer te voeren. Soms volgt er daarna nog een schriftelijke ronde en eventueel ook een mondelinge behandeling. In de praktijk duurt dit traject doorgaans 4 tot 6 weken.
Bij een positieve beslissing geeft het UWV een ontslagvergunning af. Daarmee mag je als werkgever de arbeidsovereenkomst formeel opzeggen. Wordt de aanvraag afgewezen, dan kun je niet in bezwaar. Wel staat er dan een procedure bij de kantonrechter open.
Het opzeggen van de arbeidsovereenkomst
Zodra je de vergunning hebt ontvangen, kan je de arbeidsovereenkomst opzeggen. Doe dit bij voorkeur schriftelijk. Hierbij moet je de geldende opzegtermijn in acht nemen, waarbij je de proceduretijd bij het UWV in mindering mag brengen (tot maximaal één maand).
Let op: je bent nog steeds verplicht om transitievergoeding te betalen.
Tot slot
Een ontslagprocedure bij reorganisatie is juridisch complex en vaak ook emotioneel voor de medewerker. Een zorgvuldige aanpak, van de voorlopige aanvraag tot de uiteindelijke opzegging, en heldere respectvolle communicatie maken hierbij het verschil. Op deze manier zorg je er niet alleen voor dat boventallige medewerkers op een goede manier afscheid nemen (en waardevolle ambassadeurs blijven), maar zal het personeel dat wel blijft vertrouwen houden in jou als werkgever.
Andere blogs in deze reeks:
- Reorganiseren: wanneer kan het en hoe doe je het goed?
- Reorganisatie voorbereiden: het reorganisatieplan
- Reorganiseren: een stappenplan voor werkgevers
- Collectief ontslag: wat zegt de WMCO?
- Reorganiseren en de rol van de OR of personeelsvertegenwoordiging
- Sociaal plan bij reorganisatie: onmisbaar kompas voor werkgevers
- Reorganiseren: regels voor ontslag – en hoe om te gaan met een disfunctionerende medewerker
- Reorganisatie en de zieke medewerker: wat te doen?
Waar kan Het WerkLab je mee helpen?
Bij Het WerkLab helpen we bedrijven bij het in gang zetten en uitvoeren van reorganisaties, bijvoorbeeld met het ontwikkelen van het reorganisatieplan, de strategie, het beschrijven van de personele gevolgen en het traject met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Maar we verzorgen – in samenwerking met de HR-afdeling – ook de (juridische) projectbegeleiding: de communicatie, de brieven, de ontslagprocedure, VSO’s en onderhandelingen met individuele medewerkers en (eventueel) vakbonden.
Je mag dus altijd contact met ons opnemen om te sparren over een mogelijke reorganisatie.