Een reorganisatie is een intensief traject dat vaak gepaard gaat met onzekerheid, emoties en complexe keuzes. Toch kan het een noodzakelijke stap zijn om je organisatie gezond en toekomstbestendig te maken. In een reeks blogs vertellen we je meer over dit proces. Wanneer mag je reorganiseren? Welke stappen moet je zetten? Met welke wet- en regelgeving moet je rekening houden? En hoe bied je passende ondersteuning aan je medewerkers? In deze blog vertellen we je meer over het reorganisatieplan.
Let op: in deze blogreeks vertellen we je meer over een reorganisatie waarbij arbeidsplaatsen komen te vervallen. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat je na een fusie of overname met personeelsvraagstukken zit: een rommelig personeelsbestand, functies die dubbel worden ingevuld, verschillende functiebeschrijvingen en functietitels, meerdere arbeidsvoorwaardenregelingen, etc. Hier kan Het WerkLab je ook mee helpen (graag zelfs!), maar daar gaat deze blog niet over.
Een goede voorbereiding is het halve werk: waarom een reorganisatieplan essentieel is
Een reorganisatie raakt je medewerkers direct. Werkprocessen veranderen, functies verdwijnen en soms moet je zelfs afscheid nemen van collega’s. Dit maakt een reorganisatie een ingrijpend proces dat je niet onvoorbereid wilt ingaan.
Een reorganisatieplan geeft richting en structuur. Het helpt om strategische keuzes te maken en te onderbouwen en juridische valkuilen te vermijden.
Daarnaast helpt een reorganisatieplan ook bij het creëren van draagvlak binnen de organisatie. Het zorgt ervoor dat iedereen, van medewerkers tot leidinggevenden en de Ondernemingsraad, begrijpt wat er gaat veranderen en waarom de reorganisatie nodig is. Dit minimaliseert mogelijke weerstand, conflicten en gedoe.
Tot slot is een reorganisatie niet alleen een interne aangelegenheid. In veel gevallen moet je kunnen aantonen waarom je bepaalde keuzes maakt, bijvoorbeeld aan het UWV of aan financiers. Een goed plan zorgt ervoor dat je gefundeerde beslissingen neemt en voorkomt problemen achteraf.
Wat moet er in een reorganisatieplan staan?
Een reorganisatieplan bestaat uit verschillende onderdelen. Dit zijn de belangrijkste elementen:
1. Waarom reorganiseren?
Waarom gaan jullie reorganiseren? Dit is een fundamentele vraag die je helder moet beantwoorden. Zoals we in een eerdere blog al schreven, kunnen er verschillende redenen zijn om te gaan reorganiseren:
- een slechte of verslechterende financiële situatie
- minder werk
- technologische ontwikkelingen of een organisatieverandering
- een bedrijfsverhuizing
- een (gedeeltelijke) bedrijfsbeëindiging
Deze redenen moet je met bewijsstukken kunnen onderbouwen, onder meer richting het UWV. Daarbij bepaalt de reden die je opgeeft de aard van de stukken die je moet overleggen.
Daarnaast moet je vaststellen wat je met de reorganisatie wilt bereiken. Wil je kosten besparen, processen efficiënter maken of je organisatie wendbaarder maken? Hoe concreter je doelen, hoe beter je kunt beoordelen of de reorganisatie succesvol is.
2. Welke maatregelen zijn al genomen? En wat zijn de gevolgen van verschillende scenario’s?
Als de situatie onder punt 1 of 2 van toepassing is: welke maatregelen hebben jullie al genomen om kosten te verminderen en/of de omzet te verhogen? En welk effect heeft dit gehad? Licht dit toe aan de hand van cijfers.
In deze situatie is het ook van belang om in het reorganisatieplan te benoemen wat de gevolgen zijn van verschillende scenario’s: met en zonder reorganisatie. Onderbouw dit ook met cijfers.
3. Wat is de impact op de organisatie?
Wat verandert er binnen de organisatie? Beschrijf welke functies verdwijnen, welke veranderen en hoe de nieuwe organisatiestructuur eruit komt te zien ten opzichte van de huidige organisatiestructuur. Dit helpt om inzicht te krijgen in de praktische gevolgen en om een helder tijdspad op te stellen. Over dit tijdspad vertellen we je meer in een volgende blog.
Denk ook aan de gevolgen voor de medewerkers die blijven. Wordt er verwacht dat ze nieuwe taken oppakken of zich laten omscholen? Moeten bepaalde afdelingen op een nieuwe manier gaan samenwerken?
4. Welke alternatieven heb je overwogen? En welke afwegingen gemaakt?
Een reorganisatie heeft impact op mensen. Daarom is het verstandig om in je reorganisatieplan op te nemen welke alternatieven je hebt overwogen en waarom je toch voor deze reorganisatievorm kiest. Heb je bijvoorbeeld eerst gekeken naar natuurlijk verloop, herscholing of vrijwillige vertrekregelingen?
Voor veel stakeholders, zoals de ondernemingsraad en vakbonden, is het belangrijk dat je laat zien dat er goed is nagedacht over de noodzaak van de reorganisatie en de manier waarop deze wordt uitgevoerd.
5. Wat zijn concrete gevolgen voor het personeel? En welke verzachtende maatregelen nemen jullie?
In het plan beschrijf je ook wat de specifieke gevolgen zullen zijn voor de medewerkers. Hiervoor moet je aan de hand van het afspiegelingsbeginsel (waarover in een volgend blog meer) bepalen wie boventallig wordt en wat de herplaatsingsmogelijkheden (waarover in een volgend blog meer) zijn binnen de nieuwe organisatiestructuur.
Voor het draagvlak is het goed om hier ook op te nemen hoe jullie deze negatieve gevolgen willen verzachten. Dat kan bijvoorbeeld met een sociaal plan (waarover in een volgend blog meer).
6. Wat is het tijdspad en de planning?
Het tijdspad geeft een realistisch overzicht van alle stappen. Stem dit goed af met alle betrokken partijen zoals de OR of personeelsvertegenwoordiging. Houd rekening met wettelijke termijnen en procedures. Neem ook tijd op voor de communicatie en afstemming met medewerkers. Plan voldoende ruimte in voor onvoorziene omstandigheden en houd rekening met vakantieperiodes.
7. Hoe gaan jullie communiceren?
Tot slot is het goed om in het plan aandacht te besteden aan de inhoud en timing van communicatie met het personeel en andere stakeholders. Duidelijke en tijdige communicatie voorkomt geruchten, onnodige onzekerheid en weerstand bij medewerkers. In het reorganisatieplan neem je dus op:
- Wanneer medewerkers worden geïnformeerd.
- Wie de communicatie verzorgt.
- Hoe de boodschap wordt overgebracht (individueel, groepsgesprekken, nieuwsbrieven).
- Welke vragen en zorgen je kunt verwachten en hoe jullie daarop inspelen.
Onthoud: openheid en transparantie helpen om vertrouwen te behouden, zelfs als er moeilijke beslissingen moeten worden genomen!
Lees ook:
- Reorganisatie: wanneer kan je reorganiseren en hoe doe je het goed?
- Reorganiseren en de rol van de OR of personeelsvertegenwoordiging
- Reorganisatie en de zieke medewerker: wat te doen?
- Reorganiseren, regels voor ontslag en de disfunctionerende medewerker
Waar kan Het WerkLab je mee helpen?
Bij Het WerkLab helpen we bedrijven bij het in gang zetten en uitvoeren van reorganisaties, bijvoorbeeld met het ontwikkelen van het reorganisatieplan, de strategie, het beschrijven van de personele gevolgen en het traject met de ondernemingsraad/personeelsvertegenwoordiging. Maar we verzorgen – in samenwerking met de HR-afdeling – ook de (juridische) projectbegeleiding: de communicatie, de brieven, ontslagaanvragen, VSO’s en onderhandelingen met individuele medewerkers en (eventueel) vakbonden.
Je mag dus altijd contact met ons opnemen om te sparren over een mogelijke reorganisatie.
