Reorganiseren: een stappenplan voor werkgevers

Je voelt dat er iets moet veranderen in je organisatie. De cijfers lopen terug, je bedrijfsstructuur sluit niet meer aan op de strategie, of je ziet kansen die je met de huidige bezetting niet kunt grijpen. De keuze om te gaan reorganiseren maak je niet van de ene op de andere dag. Het is een ingrijpend besluit dat vraagt om zorgvuldige voorbereiding, goede communicatie en kennis van de spelregels. In deze blog lees je stap voor stap hoe je een reorganisatie zorgvuldig in gang zet.

Let op: in deze blogreeks vertellen we je meer over een reorganisatie waarbij arbeidsplaatsen komen te vervallen. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat je na een fusie of overname met personeelsvraagstukken zit: een rommelig personeelsbestand, functies die dubbel worden ingevuld, verschillende functiebeschrijvingen en functietitels, meerdere arbeidsvoorwaardenregelingen, etc. Hier kan Het WerkLab je ook mee helpen (graag zelfs!), maar daar gaat deze blog niet over.

Stap 1: begin met een goed reorganisatieplan

Een reorganisatie begint met een gedegen voorbereiding. Daarbij is een goed reorganisatieplan onmisbaar. Dit plan beschrijft:

de aanleiding en doelstellingen van de reorganisatie;
de gevolgen voor de organisatiestructuur en de werkzaamheden;
de alternatieven die zijn onderzocht;
de personele impact (aantal functies dat verdwijnt of verandert);
het tijdpad, inclusief communicatie- en uitvoeringsplanning.

Het reorganisatieplan vormt de onderbouwing van je besluitvorming richting stakeholders, medezeggenschap, UWV en betrokken medewerkers.

Wil je meer weten over het belang en de inhoud van een reorganisatieplan? Lees dan hier verder.

Stap 2: doe een WMCO-check

Controleer je of de Wet melding collectief ontslag (WMCO) van toepassing is. Die wet is van toepassing als je van plan bent om binnen 3 maanden 20 of meer werknemers te ontslaan binnen een werkgebied van het UWV. Is dat het geval? Dan moet je een melding collectief ontslag maken bij het UWV. Ook moet je tijdig de vakbonden raadplegen over de voorgenomen reorganisatie.

Let op:

Voor het criterium van 20 werknemers tellen ook de medewerkers mee met wie je in het kader van de reorganisatie een VSO sluit.
Het feit dat je niet weet welke vakbond je moet raadplegen, ontslaat je niet van je verplichting. In dat geval heb je een onderzoeksplicht.
Leef je de WMCO niet na? Dan kan dit vergaande gevolgen hebben; op initiatief van de medewerker kan de rechter een gerealiseerde beëindiging van de arbeidsovereenkomst vernietigen.

In de volgende blog in deze reeks vertellen we je meer over de WMCO.

Stap 3: overleg met de medezeggenschap

Heeft jouw organisatie een ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT)? Dan ben je verplicht hen tijdig te betrekken. De OR heeft adviesrecht bij reorganisaties, en dat advies moet zijn uitgebracht voordat je definitieve besluiten neemt. Neem dit proces dus serieus en overleg over jullie voorgenomen reorganisatiebesluit. Goed overleg leidt vaak tot beter doordachte keuzes, meer draagvlak en minder weerstand.

Meer lezen over de rol van de OR of PVT bij reorganisaties? We schreven er eerder deze blog over.

Stap 4: inventariseer de personele gevolgen en maak een sociaal plan

Als duidelijk is welke functies komen te vervallen of wijzigen, is het belangrijk om de personele impact zorgvuldig in kaart te brengen. Welke medewerkers worden (mogelijk) boventallig? Voor wie geldt een wijziging van taken of uren? Zijn er alternatieven beschikbaar binnen de organisatie, zoals herplaatsing of scholing?

Op basis van deze inventarisatie stel je een sociaal plan op. In dit plan leg je vast hoe je de gevolgen van de reorganisatie voor de medewerkers opvangt. Denk aan afspraken over:

Herplaatsing en begeleiding naar ander werk (intern of extern).
Opleidingsmogelijkheden.
De opbouw en hoogte van een vertrekregeling of aanvullende vergoeding.
Een aanvulling op de transitievergoeding.
Het aanbieden van outplacement of loopbaanbegeleiding.
Afspraken over vrijstelling van werk.

Een sociaal plan geeft houvast aan medewerkers en vormt een stevig fundament voor de individuele gesprekken in de volgende fase. In sommige gevallen onderhandelen werkgevers hierover met vakbonden of een personeelsvertegenwoordiging. Dit is niet altijd verplicht, maar kan wel bijdragen aan draagvlak en vertrouwen.

In de volgende blog in deze reeks vertellen we je meer over het sociaal plan.

Stap 5: ga in gesprek over een vaststellingsovereenkomst

Voordat je definitieve ontslagaanvragen indient bij het UWV, kun je medewerkers waarvan je afscheid wilt nemen een vaststellingsovereenkomst (VSO) aanbieden. Dit is een overeenkomst waarbij je in goed overleg uit elkaar gaat. Het voordeel? Het biedt duidelijkheid en voorkomt een kostbare, tijdrovende en soms ook risicovolle procedure bij het UWV.

Let op:

De medewerker heeft (na ondertekening van de VSO) nog een bedenktijd van 14 dagen. Neem deze bedenktermijn ook op in de vaststellingsovereenkomst. Doe je dit niet? Dan is de bedenktermijn 21 dagen.
Tijdens een reorganisatie loop je altijd het risico dat boventallige medewerkers zich snel ziek melden om bedrijfseconomisch ontslag te vermijden. Daarom is het belangrijk om eerst een voorlopige ontslagaanvraag (formulier A) bij het UWV in te dienen, en pas daarna de reorganisatieplannen met het personeel te bespreken. Meldt een medewerker zich vervolgens ziek? Dan zal de ziekte het voorgenomen ontslag niet doorkruisen.
Na het indienen van de voorlopige ontslagaanvraag heb je in principe 14 dagen de tijd om tot een VSO te komen. Je kunt uitstel krijgen, maar dit moet je wel aanvragen.

Ben je benieuwd hoe het tijdens een reorganisatie zit met zieke of niet functionerende medewerkers? Daarover lees je in deze blogs meer:

Stap 6: maak de ontslagaanvraag compleet

Is het niet gelukt om met alle betrokkenen tot een regeling te komen? Dan vervolg je de ontslagaanvraag bij het UWV door het indienen van de formulieren B en C. Na goedkeuring door het UWV, moet je de arbeidsovereenkomsten van de betrokken medewerkers ook nog formeel opzeggen, binnen 4 weken na ontvangst van de beslissing van het UWV (feitelijk een vergunning om de arbeidsovereenkomst op te mogen zeggen). Houd hierbij rekening met de contractuele of wettelijke opzegtermijn.

Let op: overwegen jullie om binnen 26 weken na de reorganisatie weer personeel aan te nemen voor dezelfde of vergelijkbare functies? Dan ben je verplicht om deze functie eerst aan te bieden aan de medewerker(s) die je hebt ontslagen.

Stap 7: communiceer open en zorg voor nazorg

Een reorganisatie is niet alleen een juridische exercitie, maar ook een menselijk proces. Duidelijke en zorgvuldige communicatie is daarom essentieel. Informeer medewerkers tijdig en eerlijk. Geef ruimte voor vragen en emoties. Denk ook aan de medewerkers die blijven: zij hebben vaak te maken met onzekerheid, extra werkdruk of veranderende teamsamenstelling.

Zorg tot slot voor goede nazorg. Bied vertrekkende medewerkers begeleiding aan, bijvoorbeeld via outplacement maar ook door een fijn afscheid voor hen te organiseren. En ondersteun de achterblijvers bij het vinden van hun nieuwe plek in de organisatie.

Reorganiseren vraagt om juridische precisie én empathie

Een goede reorganisatie is meer dan het schrappen van functies. Het is een verandertraject dat vraagt om juridische kennis, zorgvuldige communicatie en oog voor de mensen achter de cijfers. Met een goed plan, transparante aanpak en deskundige begeleiding voorkom je fouten, weerstand en vertraging.

Waar kan Het WerkLab je mee helpen?

Bij Het WerkLab helpen we bedrijven bij het in gang zetten en uitvoeren van reorganisaties, bijvoorbeeld met het ontwikkelen van het reorganisatieplan, de strategie, het beschrijven van de personele gevolgen en het traject met de ondernemingsraad/personeelsvertegenwoordiging. Maar we verzorgen ook de volledige projectbegeleiding: de (HR) communicatie, het doen van het personeelsbestand onderzoek, het houden van workshops, informatiebijeenkomsten, het opstellen van brieven, ontslagaanvragen, VSO’s en het voeren of begeleiden van de onderhandelingen met individuele medewerkers en (eventueel) vakbonden.

Neem dus contact met ons op als je overweegt om te gaan reorganiseren.