Sociaal plan bij reorganisatie: onmisbaar kompas voor werkgevers

Sociaal plan bij reorganisatie: onmisbaar kompas voor werkgevers cover
Sociaal plan bij reorganisatie: onmisbaar kompas voor werkgevers cover

Je hebt de moeilijke beslissing genomen om te reorganiseren. Het reorganisatieplan ligt er, de WMCO-check is uitgevoerd en de grote lijnen zijn uitgezet. Nu breekt een volgende fase aan: het vormgeven van verzachtende maatregelen voor medewerkers die door de reorganisatie worden geraakt. Dit doe je in een sociaal plan. Maar wat is een sociaal plan precies? Is het verplicht? En hoe stel je een plan op dat recht doet aan je medewerkers én je organisatiebelangen? In deze blog vertellen we er meer over.

Wat is een sociaal plan?

Een sociaal plan is een schriftelijke regeling waarin je als werkgever, eventueel met andere betrokken partijen, afspraken vastlegt over het proces en de gevolgen van de reorganisatie voor je medewerkers.

Je bent niet wettelijk verplicht om een sociaal plan op te stellen (het kan wel zijn dat deze verplichting in de toepasselijke cao is opgenomen). Maar in de praktijk blijkt een goed onderbouwd en transparant plan vaak onmisbaar, zeker bij grotere reorganisaties of collectief ontslag.

Bij aanwezigheid van een ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT) is er een adviesrecht over de gevolgen van de reorganisatie voor het personeel en het vangnet dat wordt aangeboden. Het helpt dan om een helder sociaal plan te hebben om te bespreken met de OR / PVT. Daar schreven we eerder deze blog over. In veel sectoren is het bovendien gebruikelijk om ook vakbonden te betrekken. En als het in de cao staat is dit, als er sprake is van collectief ontslag, zelfs verplicht.

Wat zijn de voordelen van een sociaal plan?

Hoewel je niet (altijd) verplicht bent een sociaal plan op te stellen, biedt een goed en transparant plan in de praktijk veel voordelen. Voor medewerkers schept het duidelijkheid over hun rechten en plichten, wat onzekerheid en onrust vermindert. Het helpt jou en je managers om sneller beslissingen te nemen, doordat vooraf heldere afspraken zijn gemaakt. Dit voorkomt discussies, uitvoerige onderhandelingen, individuele verschillen en juridische geschillen achteraf. Bovendien draagt een goed plan bij aan het behoud van vertrouwen binnen het team. Medewerkers voelen zich serieuzer genomen als zij merken dat de organisatie zorgvuldig met hun belangen omgaat. En ten slotte helpt een goed opgesteld sociaal plan om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, zoals de WMCO en de Wet op de Ondernemingsraden.

Hoe komt een sociaal plan tot stand?

Een sociaal plan kan op verschillende manieren tot stand komen:

  1. Eenzijdig opgesteld door de werkgever. Dit zien we vooral bij kleinere reorganisaties. Jij stelt dan zelf de voorwaarden op, zonder instemming van de OR of vakbond.
  2. In overleg met de OR of PVT. In dat geval vormt het sociaal plan onderdeel van het instemmings- of adviestraject. Dit verhoogt de legitimiteit en betrokkenheid.
  3. In overleg met vakbonden. Bij grotere of ingrijpende reorganisaties is dit de meest gebruikte route.

Wat staat er in een sociaal plan?

Een goed plan volgt op een grondige inventarisatie. Welke functies komen te vervallen of wijzigen? Welke medewerkers worden mogelijk boventallig? En zijn er alternatieven binnen de organisatie, zoals herplaatsing of scholing? Deze voorbereiding vormt de basis voor concrete uitwerking in het plan.

Er bestaat geen standaardmodel voor een sociaal plan, maar de volgende onderdelen komen vrijwel altijd terug:

  • de redenen voor de reorganisatie
  • de criteria voor selectie van boventalligen (zoals het afspiegelingsbeginsel)
  • een afvloeiingsregeling
  • de mogelijkheden voor begeleiding naar nieuw werk (zoals outplacement, loopbaanbegeleiding en opleidingsmogelijkheden)
  • de mogelijkheid van vrijstelling van werk
  • een hardheidsclausule voor uitzonderlijke situaties
  • de praktische werkwijze en termijnen

Uitgelicht: de afvloeiingsregeling

Een belangrijk onderdeel van het plan is de afvloeiingsregeling. Dit is de plek waar alle afspraken rondom het beëindigen van het dienstverband worden vastgelegd. Denk aan de hoogte van de vergoeding en de opzegtermijn, maar ook aan aanvullende voorzieningen die de regeling aantrekkelijker kunnen maken voor medewerkers. Voorbeelden hiervan zijn een extra vergoeding bovenop de wettelijke transitievergoeding, kostenvergoeding voor juridische bijstand, een tekenbonus voor medewerkers die akkoord gaan met een vaststellingsovereenkomst, of het laten vervallen van een concurrentie- of relatiebeding.

Door dit goed te regelen vergroot je de kans dat medewerkers instemmen met een beëindigingsovereenkomst (vso).

Praktische tips voor het opstellen van een sociaal plan

  1. Begin op tijd: neem het sociaal plan al mee in de strategische voorbereiding en budgettering.
  2. Zorg voor draagvlak: betrek OR, PVT of vakbonden waar nodig.
  3. Wees duidelijk: zorg dat je heldere taal gebruikt en afspraken niet voor meerdere uitleg vatbaar zijn. Duidelijkheid helpt bij de acceptatie.
  4. Maak het uitvoerbaar: kies voor realistische regelingen en termijnen.
  5. Voorzie in maatwerk: voeg een hardheidsclausule toe voor uitzonderingssituaties.

Hoe nu verder?

Werk je aan een reorganisatie en wil je het goed regelen? Bij Het WerkLab helpen we bedrijven bij het in gang zetten en uitvoeren van reorganisaties, bijvoorbeeld met het ontwikkelen van het reorganisatieplan, de strategie, het beschrijven van de personele gevolgen en het traject met de ondernemingsraad/personeelsvertegenwoordiging. Maar we verzorgen ook de volledige projectbegeleiding: de (HR) communicatie, het doen van het personeelsbestandonderzoek, het houden van workshops, informatiebijeenkomsten, het opstellen van brieven, ontslagaanvragen, VSO’s en het voeren of begeleiden van de onderhandelingen met individuele medewerkers en (eventueel) vakbonden.

Andere blogs in deze reeks:

Maak impact met je werkgeverschap. Ook als het moeilijk wordt.