‘Zijn onze contracten nog goed? We hebben al jaren niks aangepast.’ Voor veel MKB-ondernemers een herkenbare vraag. De organisatie groeit, er komen nieuwe mensen bij, maar de arbeidsovereenkomsten blijven hetzelfde. Misschien werken jullie ook nog steeds met een sjabloon van jaren geleden, en vertrouw je erop dat het juridisch nog wel klopt. Maar de praktijk is veranderd. En de wetgeving ook. De grote vraag: hoe weet je of je arbeidsovereenkomsten nog in orde zijn? En welke risico’s loop je als dat niet zo is?
Arbeidsovereenkomsten verouderen sneller dan je denkt
Arbeidsovereenkomsten zijn geen statische documenten. Ze verouderen, en sneller dan je denkt. In de afgelopen jaren is er qua wetgeving best veel veranderd. Denk aan de invoering van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) in 2020, de Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden, de aanscherping van vereisten bij een concurrentie- en relatiebeding en de uitbreiding van ouderschapsverlof, allemaal in 2022. En er komt ook nog een en ander aan. Denk aan (concept) wetgeving rondom flexibele arbeidskrachten, de vereenvoudiging van het verlofstelsel en de Wet Loontransparantie. Veel van die wetswijzigingen hebben directe gevolgen voor wat er wel of niet in een overeenkomst moet staan.
Daarnaast verandert ook je organisatie. Misschien werk je nu hybride, heb je een nieuw beloningssysteem of zijn functies anders ingericht. Als je arbeidsovereenkomsten daar niet op aansluiten, loop je als werkgever risico’s.
Signalen dat je overeenkomsten aan een update toe zijn
Wanneer weet je of het tijd is om je arbeidsovereenkomsten opnieuw tegen het licht te houden?
- Je werkt met een standaardmodel van vóór 2020.
- Er staan bepalingen in die niet meer passen bij hoe jullie nu werken.
- Nieuwe medewerkers stellen vragen die je niet goed kunt beantwoorden.
- Je verwijst naar regelingen die in de praktijk niet (meer) bestaan.
- Je hebt een arbeidsconflict gehad waarbij het contract onvoldoende houvast bood.
Dit soort signalen geven aan dat de realiteit verder is dan je juridische documenten. Tijd om ze weer in lijn te brengen.
De 6 belangrijkste aandachtspunten
Welke onderdelen van jouw arbeidsovereenkomsten verdienen nu extra aandacht? Dit zijn de meest voorkomende knelpunten die we bij Het WerkLab tegenkomen:
- Start- en einddatum / proeftijd: zorg dat de ingangsdatum, duur van het contract en proeftijd juridisch correct én helder zijn. Zeker bij contracten van bepaalde tijd gaat het met de proeftijd bijvoorbeeld nog wel eens mis.
- Werktijden en werklocatie: werken jullie regelmatig thuis? Hybride werken vraagt om nieuwe afspraken. Leg vast wanneer en waar iemand werkt. Dit voorkomt verwarring bij ziekte of bereikbaarheid.
- Verlof en verzuim: de wet- en regelgeving over verlof verandert regelmatig. Denk aan betaald ouderschapsverlof, aanvullend geboorteverlof of rouwverlof (al dan niet als maatwerkoplossing).
- Beloning en bonus: sluiten jouw arbeidsovereenkomsten aan op je salarishuis? Maak onderscheid tussen vaste en variabele beloning, en verwijs naar het personeelshandboek waar nodig.
- Nevenwerkzaamheden en studiekostenbeding: sinds 2022 mag je niet zomaar verbieden dat iemand buiten werktijd nog iets bijverdient. Ook is een studiekostenbeding niet altijd meer mogelijk. In de praktijk zijn veel standaardclausules hierop nog niet aangepast.
- Einde dienstverband: opzegtermijnen, ontslagroutes en afspraken bij beëindiging (zoals verrekening van vakantiedagen of bonussen) moeten juridisch kloppen en helder zijn.
Slim vernieuwen zonder alles op z’n kop te zetten
Veel van bovenstaande onderwerpen zijn ook vast te leggen in een personeelshandboek. Daarmee houd je je arbeidsovereenkomst kort en bondig, en verwijs je naar het personeelshandboek. Het personeelshandboek moet natuurlijk wel up to date blijven, maar dan is het niet nodig om iedereen weer een nieuwe arbeidsovereenkomst te geven.
Bij Het WerkLab helpen we vaak met het vernieuwen of opzetten van een personeelshandboek en het maken van nieuwe template arbeidsovereenkomsten.
Wat als je niets doet?
Verouderde contracten lijken op het eerste gezicht misschien geen probleem. Totdat er een conflict ontstaat. Dan blijkt vaak pas dat het document geen duidelijkheid geeft of juridisch achterhaald is.
De risico’s? Je verliest een arbeidsconflict omdat je contract onjuist of onvolledig is, je betaalt onbedoeld meer dan nodig als je voldoet niet aan de wet, medewerkers voelen zich ongelijk behandeld en je maakt een slechte indruk op nieuwe medewerkers die wél gewend zijn aan duidelijke afspraken.
Zorg voor rust én zekerheid
Goede arbeidscontracten en een goed personeelshandboek zijn onderdeel van het HR fundament van je organisatie. Ze zorgen voor duidelijkheid, maken het makkelijker om professioneel HR-beleid te voeren en beperken risico’s. Bovendien zijn ze een belangrijk signaal naar (nieuwe) medewerkers: bij ons is het goed geregeld.
Bij Het WerkLab helpen we MKB-organisaties om hun arbeidscontracten op orde te brengen. Praktisch, juridisch kloppend en passend bij jouw bedrijfscultuur. Of je nu een frisse start wilt maken of je bestaande sjablonen wilt laten toetsen, wij denken met je mee.
Wil je weten of jouw arbeidsovereenkomsten en/of het personeelshandboek nog aansluiten bij de praktijk en wetgeving? Neem dan gerust contact op met Het WerkLab.