Het is maandagochtend. Je nieuwe collega staat op tijd voor de deur, vol goede moed. Maar niemand weet precies waar ze moet zijn. Haar laptop is nog niet geregeld. De agenda is leeg. En niemand heeft tijd. Tegen de lunch denkt ze: waar ben ik aan begonnen?
Herkenbaar? Dat is geen onwil, maar een gevolg van ontbreken van structuur. Juist bij bedrijven die snel groeien zien we dit vaak gebeuren. Terwijl je maar één kans hebt voor een goede start. Hoe zorg je nu dat nieuwe collega’s zich vanaf dag één welkom voelen, zonder een dik onboardinghandboek of eindeloze checklists? Het antwoord ligt in een stevig HR-fundament.
Een goede onboarding begint al voor de eerste werkdag
Veel werkgevers denken bij onboarding aan de eerste werkdag: een warm welkom, een rondleiding, een bloemetje. Natuurlijk helpt dat, maar een echte goede start begint eerder. Want een nieuwe medewerker voelt zich pas echt zeker als hij weet:
- Wat zijn rol is.
- Wat hij mag verwachten.
- En wat er van hem verwacht wórdt.
Dat begint al bij het aanbod, de uitleg over het salaris en de arbeidsovereenkomst. Kortom, bij de eerste indruk van de organisatie. Laat je daar steken vallen? Dan start iemand al op achterstand.
Lees ook: ‘Arbeidsovereenkomsten op orde en up-to-date: zo regel je het goed’
Een warme start vraagt geen extra’s, maar duidelijkheid
Wees gerust, je hoeft heus geen onboardingsapp of tiendaags inwerktraject te regelen. Om te beginnen is duidelijkheid genoeg. Want in de eerste dagen draait het de nieuwe collega om drie simpele vragen: ‘Wat wordt er van mij verwacht?’, ‘Hoe doen we dat hier?’ en ‘Wanneer doe ik het goed?’
Het antwoord op die vragen is vaak al in de organisatie aanwezig, alleen is het nergens vastgelegd. Dat kan voor ruis zorgen. Hoe los je dat nu op? Nou bijvoorbeeld met goede functieprofielen, die houvast geven over taken en verantwoordelijkheden, een personeelshandboek waarin is opgenomen hoe jullie omgaan met werktijden, ziekmelding, vrije dagen en thuiswerken. En met een gesprekscyclus laat je zien wanneer je met elkaar in gesprek gaat over voortgang. Tijdens het onboardingstraject is het goed om extra aandacht voor de nieuwe werknemer te hebben en dit te verwerken in de gesprekscyclus.
Het HR-fundament maakt onboarding vanzelfsprekend
De eerste weken van een nieuwe medewerker zijn eigenlijk de eerste toets van je HR-fundament. Als de basis klopt, gaat onboarding min of meer als vanzelf. Hoe dat eruitziet?
- Functiehuis: je hoeft niet meer uit te leggen wat iemands rol is , dat is al besproken.
- Salarishuis: je kunt eerlijk en transparant zijn over het salaris en het groeiperspectief. Sowieso zijn deze punten een must met de komst van de Wet Loontransparantie.
- Personeelshandboek: vragen over regels, gedrag, procedures? Die zijn eenvoudig terug te vinden.
- Gesprekkencyclus: de medewerker weet wanneer hij feedback krijgt, en van wie.
Een nieuw gezicht kijkt met frisse blik. Die ziet meteen waar het schuurt. Geen gestructureerde start? Dan kom je daar via de nieuwe medewerker snel achter.
Zo pak je onboarding aan, ook zonder HR-afdeling
Zonder goede onboarding loopt iemand doelloos rond, maakt aannames die wellicht niet kloppen of – en dat is erg zonde – haakt zelfs na een paar weken al af. Dan heb je niet alleen tijd verloren, maar ook vertrouwen.
Maar hoe pak je een goede onboarding nu aan? Met een paar vaste stappen kom je al een heel eind. Bijvoorbeeld:
- Plan één moment voor de start
Bel een week van tevoren. Bespreek praktische zaken, verwachtingen en vertel wie het aanspreekpunt is. - Gebruik een startdocument
Dat hoeft geen boekwerk te zijn. Eén overzicht met: starttijd, locatie, contactpersoon, login-gegevens, eerste meetings (plan deze alvast in voor de nieuwe werknemer, zodat hij/zij niet eindeloos naar contactgegevens hoeft te zoeken) en relevante documenten. - Plan korte check-ins, bijvoorbeeld na week 1, 2 en net voor het einde van week 4
Vraag hoe het gaat, wat er goed gaat. Maar vraag vooral ook wat ontbreekt en wat verwarrend is. Daar leer je weer van voor een volgende keer. Plan in ieder geval een gesprek in vóór het einde van de proeftijd, zodat je de werknemer een goed gevoel kunt geven door te vermelden dat deze proeftijd niet gebruikt gaat worden. Of wel natuurlijk en dan moet je dat uiteraard ook tijdig doen.
Onboarding is een lakmoesproef
Onboarding laat feilloos zien of je HR fundament op orde is. Niet voor niets is dit de afsluiter van onze blogreeks over dat HR fundament. Wat je de eerste weken niet geregeld hebt, kan later als boemerang terugkomen, bijvoorbeeld bij:
- Functioneringsgesprekken
- Salarisgesprekken
- Conflict of uitval
Heb je je HR-fundament goed neergezet? Dan voelt een nieuwe medewerker zich vanaf dag één serieus genomen. En dat betaalt zich terug!
Wil je weten of jouw HR-fundament klaar is voor de volgende nieuwe collega? Neem dan gerust contact op met Het WerkLab. We denken graag met je mee.