“Ze heeft zich ziekgemeld. En nu?” Veel MKB’ers worstelen met verzuim. Niet alleen vanwege de kosten, maar vooral door het ongemak. Hoe bespreek je verzuim zonder dat het gevoelig wordt? En hoe zorg je voor duidelijke afspraken, zonder dat je verzandt in beleid en protocollen? Goed verzuimbeleid hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met een paar heldere stappen breng je rust, structuur en grip.
Waarom verzuim vaak uit de hand loopt
In veel MKB-organisaties ontbreekt een duidelijke verzuimaanpak. Medewerkers weten niet wat er van hen verwacht wordt: wanneer moet ik mij ziekmelden, en bij wie?. En veel leidinggevenden voelen zich onzeker: wat mag ik wel of niet vragen?
Maar als niemand het verzuimgesprek goed voert, groeit de afstand: ziekmeldingen komen te laat, mensen oordelen op basis van beelden, het verzuim duurt langer dan gedacht, en de werkdruk stijgt, net als de frustraties. Voor je het weet, lopen de kosten op en duurt het herstel nog langer dan nodig. Met een simpele, heldere structuur kan je veel van deze ellende voorkomen. We geven je hiervoor 5 praktische tips.
1. Maak verzuim vanaf dag één bespreekbaar
Een goed gesprek begint met een veilige sfeer. Laat merken dat je als werkgever betrokken bent, zonder te vragen naar medische details. Zeg bijvoorbeeld tijdens het eerste gesprek: “Ik hoef niet te weten wat er precies aan de hand is, maar ik ben benieuwd wat er op dit moment wél zou lukken.”
Zo geef je ruimte, maar houd je het gesprek praktisch. Spreek meteen af hoe vaak je contact houdt en wat jullie van elkaar mogen verwachten.
Mini-check voor het eerste gesprek:
- Benoem dat je er bent als werkgever.
- Vraag naar belastbaarheid, niet naar ziekte.
- Maak een afspraak voor het volgende contactmoment.
- Leg uit wat de vervolgstappen zijn.
2. Leg afspraken vast – kort en duidelijk
Een verzuimprotocol hoeft geen boekwerk te zijn. Één A4-tje is vaak al genoeg. Zorg dat het in ieder geval duidelijk antwoord geeft op deze vragen:
- Hoe, hoe laat en bij wie meld je je ziek?
- Wie is wanneer verantwoordelijk?
- Wat spreek je af over contact?
- Hoe ziet werkhervatting eruit?
Met duidelijke afspraken voorkom je misverstanden, frustratie én onnodige kosten.
3. Houd het proces licht, maar in beweging
Verzuim hoeft niet zwaar te voelen. Laat je niet afschrikken door wetgeving of ingewikkelde stappenplannen. Wie het proces eenvoudig en menselijk houdt, doet vaak automatisch al veel van wat nodig is. Het belangrijkste is dat je het contact niet laat verslappen. Plan dus regelmatig een kort overlegmoment waarin je de situatie bespreekt. Niet om druk te zetten, maar om samen vooruit te kijken. Wat lukt inmiddels weer? Wat nog niet? Wat heb je van elkaar nodig? Door klein te denken, kom je sneller vooruit.
Kortom: blijf in contact. Zorg voor kleine stappen vooruit. En gebruik de gesprekken om verwachtingen bij te stellen. Zo houd je de regie, zonder het zwaar te maken.
Let op: Blijf nog steeds weg van medische vragen, maar behoud wel menselijke aandacht en praktische regie.
Lees ook: ‘Loondoorbetaling bij ziekte, alle ins & outs’
4. Kijk naar wat wél kan
Veel werkgevers wachten met actie tot iemand volledig hersteld is. Dat is zonde. Stel liever de vraag: “Wat kun je nu al oppakken?” Denk daarbij in taken in plaats van functies. Misschien kan iemand wél meedenken, bellen, overdragen of aanwezig zijn bij een teamoverleg. Juist deze kleine stappen helpen bij het herstel én besparen kosten.
5. Voorkomen is beter dan genezen
Dit is natuurlijk een behoorlijke open deur. Maar verzuim komt vaak niet uit het niets. De signalen zijn er altijd eerder.
Wat je vandaag al kunt doen om langdurig verzuim te voorkomen:
- Plan vaste werkdrukgesprekken.
- Houd oog voor medewerkers die altijd ‘doordraven’.
- Zorg dat leidinggevenden alert zijn op signalen van overbelasting.
Wanneer schakel je hulp in?
Wordt het verzuim complex of langdurig? Of wil je juist vooraf alles goed regelen? Het WerkLab helpt MKB-organisaties met praktische verzuimprotocollen, begeleiding bij verzuimdossiers, training van leiddinggevenden, HR-professionals en casemanagers en juridische borging bij langdurig of gevoelig verzuim.
Goed verzuimbeleid is onderdeel van je HR-fundament. Wil je verzuim slimmer organiseren én je mensen beter begeleiden? Neem gerust contact met ons op voor een eerste kennismaking.