Als werkgever kun je voor onaangename verrassingen komen te staan wanneer blijkt dat je per ongeluk te veel loon hebt betaald aan een medewerker. Of het nu gaat om een administratieve fout, een verkeerde inschaling of onterecht doorbetaald loon tijdens ziekte – de vraag is steeds: kan je dit geld terugvorderen of verrekenen? In deze blog leg ik uit wat jouw mogelijkheden zijn als werkgever.
Stap 1: Verrekenen of terugvorderen?
Wanneer je ontdekt dat er te veel loon is betaald, heb je twee opties:
- Verrekenen met toekomstig loon
- Het bedrag terugvorderen
Verrekening* heeft meestal de voorkeur omdat je dan niet afhankelijk bent van de wil om te betalen van de medewerker. Alleen een schriftelijk overeengekomen loonvoorschot mag je volledig verrekenen.
*Let wel op: tijdens het dienstverband mag je alleen verrekenen tot het minimumloon.
Stap 2: Snel handelen is cruciaal
Uit recente rechtspraak blijkt dat snelheid een belangrijke factor is. Als je binnen enkele maanden na de foutieve betaling actie onderneemt en dit duidelijk communiceert naar de medewerker, is de kans op succesvolle verrekening of terugvordering het grootst. Wacht je te lang, dan kan dit in strijd zijn met goed werkgeverschap.
Stap 3: Zorgvuldige beoordeling van de situatie
De rechtspraak laat zien dat het succes van een terugvordering afhangt van verschillende omstandigheden. De beoordeling van deze omstandigheden moet zorgvuldig zijn. Een cruciale factor is of de fout kenbaar was voor de medewerker. Als een medewerker door een administratieve fout twee keer een transitievergoeding ontvangt, dan oordeelt de rechter doorgaans dat dit voor de medewerker duidelijk had moeten zijn. In dergelijke gevallen is terugvordering meestal succesvol. Overige omstandigheden spelen ook een rol. Denk hierbij aan de duur van de situatie, de communicatie, of iets met opzet wordt gedaan en de actieve houding van de werkgever.
Duur
Rechters zijn geneigd werkgevers in het gelijk te stellen wanneer zij binnen enkele maanden na de foutieve betaling actie ondernemen. Zo kon een werkgever die binnen enkele maanden ontdekte dat een medewerker verkeerd was ingeschaald, het te veel betaalde loon terugvorderen.
Lastiger wordt het wanneer er langere tijd is verstreken voordat de werkgever actie onderneemt. In een zaak waarin de werkgever dertien maanden lang per abuis loon had doorbetaald – na een loonsanctie – dat volledige terugvordering in strijd was met goed werkgeverschap.
Communicatie
Ook de communicatie naar de medewerker weegt zwaar mee. Werkgevers die direct en duidelijk communiceren over de geconstateerde fout, maken meer kans op een succesvolle terugvordering. Dit blijkt bijvoorbeeld uit een zaak waarin een werkgever tweemaal schriftelijk had bevestigd dat één maandsalaris zou worden nabetaald. De werkgever kon zich vervolgens niet beroepen op een fout.
Met opzet
Bij opzettelijk frauduleus handelen door de medewerker zijn rechters strenger. Ook zijn er soms gevallen waar medewerkers bewust hebben gefraudeerd of zichzelf onterecht voordelen hebben toegekend. Dan oordelen rechters vrijwel altijd dat terugbetaling moet plaatsvinden.
Praktische aanpak voor werkgevers
Een effectieve aanpak begint bij een goede administratie. Het vier-ogen-principe bij de salarisadministratie kan fouten vroegtijdig aan het licht brengen. Bij het ontdekken van een fout, is directe en heldere communicatie belangrijk. Leg alle afspraken over verrekening schriftelijk vast. En zorg voor een duidelijke documentatie van alle communicatie met de medewerker.
Voor bonusregelingen is het cruciaal om vooraf helder beleid te formuleren over mogelijke terugvordering. Een zogenaamde ‘clawback-clausule’ moet duidelijke voorwaarden bevatten. Een te vage bepaling waarin een werkgever alles kan is niet toegestaan. Uit de rechtspraak blijkt dat vage of onduidelijke regelingen meestal in het voordeel van de medewerker worden uitgelegd.
Tot slot
Het terugvorderen van te veel betaald loon vergt een zorgvuldige afweging en aanpak. Hoewel de rechtspraak laat zien dat terugvordering zeker mogelijk is, hangt het succes sterk af van de specifieke omstandigheden en het handelen van de werkgever. Snelheid, duidelijkheid en goede documentatie zijn daarbij erg belangrijk.
Waar kan Het WerkLab bij helpen?
Sommige gevallen zijn erg complex en dan is het fijn als je even kan sparren met een arbeidsrecht specialist. Uiteraard staan wij voor je klaar om mee te kijken en jou te voorzien van praktisch advies. Zoals hierboven omschreven hangt het echt af van alle omstandigheden en daarom is er geen ‘one size fits all’ advies. Neem gerust contact met ons op, als jij met een gelijke situatie te maken hebt. Wij helpen jou navigeren en zorgen dat je heelhuids aan de andere kant komt!
