De officiële waarschuwing: een gewaarschuwd mens telt voor twee

In tegenstelling tot de algemene gedachte dat je bij drie officiële waarschuwingen een medewerker kan ontslaan, werkt het net even anders. Het geven van een officiële waarschuwing is een krachtig middel voor werkgevers, maar als je er één geeft moet je het wel goed doen. In deze blog bespreken we wat een officiële waarschuwing precies is en hoe je deze kunt inzetten. We geven praktische tips die jij als werkgever kunt gebruiken bij het geven van een officiële waarschuwing.

Wat is een officiële waarschuwing?

Een officiële waarschuwing is een schriftelijke mededeling van de werkgever aan een medewerker. De waarschuwing wordt gegeven voor bepaald gedrag of bepaalde handelingen die niet aan de verwachtingen van de werkgever of aan algemeen geaccepteerde maatschappelijke normen voldoen.

Het doel van de waarschuwing is tweeledig. Enerzijds dient de waarschuwing om te signaleren. De werkgever maakt duidelijk dat er een probleem is. Anderzijds corrigeert de werkgever met de waarschuwing. De medewerker krijgt de kans om (ongewenst) gedrag te verbeteren of om afspraken alsnog na te komen.

Er zijn geen afgebakende situaties waarin je een officiële waarschuwing kan geven. Verschillende situaties zijn denkbaar die een officiële waarschuwing rechtvaardigen. Hierbij kan je denken aan bijvoorbeeld*:

• Frequent te laat komen
• Niet nakomen van afspraken
• Onprofessioneel of ongewenst gedrag

*Let op! Dit is geen uitputtende lijst, wij noemen hier enkel een paar veel voorkomende situaties. Bij elke situatie moet beoordeeld worden of een officiële waarschuwing op z’n plaats is.

De regels en principes

Hoewel het arbeidsrecht geen specifieke wetgeving bevat over officiële waarschuwingen, bestaan er vanuit HR en jurisprudentie wel bepaalde richtlijnen. De belangrijkste zijn:

1. Goed werkgeverschap: de wet zegt dat werkgevers (en ook medewerkers) zich redelijk en billijk gedragen. Dit betekent dat een waarschuwing niet willekeurig of onredelijk mag zijn.
2. Zorgvuldigheid: handel dus ook zorgvuldig als je een medewerker wil aanspreken op gedrag. Zoek goed uit wat er speelt, pas hoor- en wederhoor toe en documenteer de waarschuwing goed. Een waarschuwing is bedoeld als een eerste stap; zwaardere sancties zoals schorsing of ontslag mogen niet zonder redelijke opbouw worden toegepast.
3. Proportionaliteit: de waarschuwing moet in verhouding staan tot het probleem.

Daarbij is het goed om ook de persoonlijke omstandigheden van de medewerker mee te wegen bij het geven van de officiële waarschuwing. Dit kan je navragen tijdens het gesprek met de medewerker. Leidt dit niet tot een andere uitkomst, dan kun je de officiële waarschuwing geven (neem uiteraard alle andere tips in ogenschouw), waarbij je gemotiveerd meeweegt waarom de persoonlijke omstandigheden niet tot een andere uitkomst hebben geleid.

Hoe geef je een officiële waarschuwing?

Een officiële waarschuwing moet zorgvuldig worden gegeven. Houdt rekening met de volgende punten:

• Hoor en wederhoor: voordat je de officiële waarschuwing geeft moet de medewerker de kans krijgen een reactie te geven op de “aantijgingen”. Voer dit gesprek kort nadat de gebeurtenis heeft plaats gevonden. Zit er te veel tijd tussen de gebeurtenis en het gesprek/de waarschuwing, dan verliest de waarschuwing aan (juridische) kracht. Afhankelijk van de uitkomst van dit gesprek vormt de officiële waarschuwing vervolgens de bevestiging van het gesprek. Tip: maak de waarschuwing alvast als leidraad voor het gesprek en vul deze aan na het gesprek.
• Schriftelijk: in het kader van dossieropbouw (en bewijsvoering) is het verstandig de officiële waarschuwing schriftelijk te versturen aan de medewerker. Stuur de brief per e-mail (ook naar privé mailadres). Bij sommige werkgevers wordt ook Whatsapp gebruikt om de waarschuwing toe te sturen. Maak daar dan weer een screenshot van 😉 Steeds minder vaak wordt een waarschuwingsbrief daadwerkelijk per post verstuurd.
• Concreet: wees duidelijk waar de medewerker een officiële waarschuwing voor krijgt. De werkgever moet duidelijk aangeven welk gedrag het probleem vormt. Beschrijf dit dan ook in detail (”op 9 januari kwam jij voor de 3e keer in korte tijd te laat op jouw werk. Jouw dienst begon om 9.00 uur en jij verscheen pas om 9.30 uur. Ook op X, X en X kwam jij ook al te laat op je werk (..)”) en geef aan waarom dit niet acceptabel is. Bijvoorbeeld omdat het in strijd is met het personeelshandboek of een gedragscode van jullie organisatie. Wees hierin ook consequent. Een zero tolerance beleid bij de ene medewerker, moet dat ook betekenen bij de andere medewerker.
• Verbetering: de medewerker moet weten wat er van hem of haar wordt verwacht om niet nog een keer een waarschuwing (of meer) te krijgen. Dit kan je concreet maken met duidelijke afspraken, of door opnieuw te benoemen welk beleid er geldt binnen de organisatie. Soms is extra begeleiding nodig om een medewerker te helpen verbeteren. Denk daarbij aan coaching of training.
• Consequentie: geef ook duidelijk aan wat de consequenties zijn. Als dergelijk gedrag weer voorkomt, treden vervolgens maatregelen “XYZ” in. Deze maatregelen hebben dan juridische gevolgen voor de voortzetting van het dienstverband.

Conclusie

Kortom, een officiële waarschuwing is een krachtig instrument, mits het goed wordt ingezet. Zorg ervoor dat aan de voorkant helder is wat er van een medewerker wordt verwacht. Denk aan heldere kernwaarden, een HR Handboek met omgangsvormen en regels, maar ook een goede gesprekkencyclus waar je aandacht kunt hebben voor de gemaakte en geldende afspraken.

Voor werkgevers is het een manier om problemen bespreekbaar te maken, te corrigeren en te documenteren. Zorgvuldigheid, transparantie en wederzijds respect zijn essentiële aspecten. Deze kunnen dienen om een waarschuwing op de juiste manier en met het juiste effect over te brengen.

Waar kan Het WerkLab bij helpen?

Uiteraard kan Het WerkLab in deze situatie jou als werkgever helpen. Hierbij kan je denken aan bijvoorbeeld:

1. Het opstellen van duidelijke kaders waarin de verwachtingen en regels staan. Denk aan een HR Handboek, arbeidsovereenkomst, reglementen en functieprofielen.
2. Het inrichten van een goed werkende gesprekkencyclus die in de basis gericht is op ontwikkeling, maar waar ook aandacht is voor de kernwaarden van de organisatie.
3. De advisering of een officiële waarschuwing op zijn plaats is, hoe dat proces het beste ingestoken kan worden en het opstellen van de schriftelijke waarschuwing.
4. Gespreksbegeleiding in de vorm van een mediator of laagdrempeliger met een externe HR professional.
5. Het begeleiden van een ontslagsituatie n.a.v. een officiële waarschuwing (of misschien is ontslag op staande voet wel direct op de plaats).

Heb jij hulp nodig bij een van de bovenstaande punten of wil je een casus met ons bespreken die wellicht in aanmerking komt voor een officiële waarschuwing? Neem gerust met ons contact op. Dan helpen wij je graag verder!