"Staat dat ergens op papier?" Een vraag die je als werkgever vaker hoort dan je lief is. Meestal is het antwoord iets in de trant van: "Volgens mij hebben we daar ooit iets over afgesproken…" Of: "Daar hebben we toen een mailtje over gestuurd…" Met andere woorden, er zijn wel regels, maar ze zijn verspreid over documenten, inboxen en hoofden. Dat leidt vaker wel dan niet tot ruis, willekeur en onduidelijkheid. Hoog tijd voor overzicht: wat is een goed personeelshandboek.
Wat een personeelshandboek wel en niet is
Een personeelshandboek is – als het goed is – geen verzameling juridische teksten of een HR-bijlage die onder in een la verdwijnt. Het is een praktisch document waarin je afspraken, verwachtingen en regels op een centrale plek vastlegt. Niet alleen voor je medewerkers, maar ook voor leidinggevenden en HR.
Wat het ook niet is: een dichtgetimmerd dictaat. Een goed handboek biedt houvast, maar blijft werkbaar. Het geeft ruimte om maatwerk te blijven bieden, zolang dat binnen duidelijke kaders gebeurt.
Een bijkomend voordeel: hoe beter je handboek, hoe compacter je arbeidsovereenkomst. Algemene regelingen (zoals werktijden, verlof of gedrag) hoef je dan niet telkens in de overeenkomst op te nemen.
Lees ook onze blog over arbeidsovereenkomsten als fundament: wat leg je vast in het contract, wat juist in het handboek?
Begin niet met schrijven, maar met ordenen
In de praktijk zien we dat veel organisaties die nog geen personeelshandboek hebben, ‘even een handboek willen maken’. Maar zonder goede voorbereiding wordt het al snel een knip- en plakdocument. Wij willen je dus adviseren om niet direct te beginnen met schrijven, maar met inventariseren. Waar staan de bestaande regels nu? Denk aan:
- arbeidsovereenkomsten en bijlagen
- oude handboeken
- mails met afspraken
- interne memo’s of notities
- notulen met ad-hocbesluiten van het management
Breng eerst in kaart wat er al is, en bepaal vervolgens: wat hoort thuis in een formeel handboek? Wat is beleid, en wat slechts gewoonte?
Tip: controleer goed of er een cao van toepassing is. Zo ja, zorg dan dat je handboek daarbij aansluit, zodat je doublures of tegenstrijdigheden voorkomt. Is er geen cao? Dan heb je juist alle ruimte om eigen beleid te maken.
Wil je eerst weten hoe een personeelshandboek past binnen je bredere HR-structuur? Lees dan deze blog over het HR-fundament.
Zorg dat het personeelshandboek aansluit op je HR-fundament
Een losstaand document leeft niet. Zorg dus dat het personeelshandboek logisch aansluit op de manier waarop je HR hebt ingericht. Daarbij helpt het om structuur aan te brengen en te werken langs de lijnen van de employee life cycle. Bijvoorbeeld:
- Instroom: sollicitatieprocedure, onboarding, (indien van toepassing) screening
- Werken en ontwikkelen: werktijden, thuiswerken, scholing, beoordelingscyclus
- Beloning en verlof: salarisstructuur, bonussen, ouderschapsverlof, vakantiedagen
- Verzuim en gedrag: ziekmelding, integriteit, grensoverschrijdend gedrag, vertrouwenspersoon, privacy, gebruik van devices
- Uitdiensttreding: opzegtermijn, exitgesprekken, concurrentiebeding
Heb je al een functiehuis of salarishuis opgezet? Zorg dan dat die begrippen eenduidig terugkomen in het handboek. Dat voorkomt ruis. Lees hier meer over het opzetten van een functiehuis.
Juridisch juist, maar begrijpelijk
Een handboek raakt het arbeidsrecht, maar hoeft zoals aangegeven geen wettekst te zijn. Houd het begrijpelijk, zonder juridische slordigheden. Neem bijvoorbeeld ziekteverzuim:
- Leg de meldprocedure vast: bij wie, hoe laat, via welk kanaal?
- Benoem de re-integratieverwachting: wie voert het gesprek, wie houdt het overzicht?
Daarover lees je meer in dit artikel over het bespreekbaar maken van verzuim.
Of ouderschapsverlof:
- Wat moet een medewerker aanvragen, hoe ver van tevoren, en bij wie?
- Hoe combineer je dat met een re-integratieplicht bij ziekte?
Gebruik korte zinnen, vermijd juridische termen waar het kan. En als het niet anders kan: leg ze uit.
Wat in juridische opzicht wel heel belangrijk is: verklaar het handboek van toepassing op de arbeidsovereenkomst. Alleen dan zijn de regels en afspraken afdwingbaar, en kan je de arbeidsovereenkomst ook daadwerkelijk compacter houden.
Houd het levend: implementatie en onderhoud
Een handboek dat niemand leest, heeft geen waarde. Zorg dus voor een goede introductie. Neem nieuwe medewerkers er actief in mee en verklaar deze ook expliciet van toepassing op de arbeidsovereenkomst. Train leidinggevenden op het juiste gebruik ervan. En: plan jaarlijks een actualisatieronde. Want de arbeidsmarkt verandert, net als wetgeving. Een handboek uit 2020 is anno nu vaak achterhaald. En dat kan risico’s opleveren, juist als je denkt dat je het goed geregeld hebt.
Vraag jezelf af: wanneer hebben we dit document voor het laatst kritisch bekeken?
Meer overzicht, minder gedoe
Een duidelijk personeelshandboek geeft rust en richting, en voorkomt misverstanden en discussies. Het is een onmisbare bouwsteen in je HR-fundament. Wil je een sparren over hoe jullie losse regels samen één helder verhaal worden? Neem gerust contact met ons op voor een eerste kennismaking.