Opdrachtgever en ZZP’er zijn na 1 januari 2025, wat houdt dat in?

Vanaf 1 januari 2025 gaat de Belastingdienst weer handhaven op schijnzelfstandigheid, met als gevolg dat opdrachtgevers en zzp'ers risico lopen op boetes en naheffingen. Dit brengt grote veranderingen met zich mee voor organisaties die zelfstandig ondernemers inhuren. In deze blog bespreken we wat de opheffing van het handhavingsmoratorium van de Wet DBA betekent, hoe je als opdrachtgever en zzp’er de risico’s op schijnzelfstandigheid kunt verkleinen en welke stappen je nu al kunt nemen om goed voorbereid te zijn. Van juridisch gecheckte overeenkomsten tot het bewaken van de zelfstandigheid in de dagelijkse praktijk – we geven je praktische tips om problemen te voorkomen en klaar te zijn voor de nieuwe situatie in 2025.

In ons vorige blog hebben we kort bij de inhoud van de kamerbrief van 6 september over de opheffing van het handhavingsmoratorium besproken. Dat is de theoretische inhoud, nu de praktische vertaling: wat kan er voor opdrachtgevers en zzp’ers nog wél en wat juist niet. Waar moet je op letten en wat moet je vermijden.

Gebruik de juiste overeenkomst (opdrachtgevers/zzp’ers)

• Hoewel het klinkt als een open deur en ondanks dat de modelovereenkomsten worden uitgefaseerd, is het hebben van een juridisch gecheckte overeenkomst (van opdracht of aanneming van werk) nog steeds belangrijk.
• Zorg ervoor dat de overeenkomst gedetailleerd is over de aard van de opdracht, de verwachte resultaten en de verantwoordelijkheden van beide partijen.
• Vermeld een duidelijke begin- en einddatum voor de opdracht om de tijdelijke aard te benadrukken.
• Het is vervolgens belangrijk dat deze afspraken ook daadwerkelijk in de praktijk worden uitgevoerd. Als de afspraken op papier anders zijn dan de dagelijkse realiteit, levert dat risico’s op.

Een praktijkvoorbeeld: Als freelance interieurontwerper word je ingeschakeld door een architectenbureau voor de herinrichting van kantoorruimtes. In plaats van een formele overeenkomst van opdracht op te stellen, worden er enkel mondelinge afspraken gemaakt. Het architectenbureau stelt je vervolgens in staat om jouw werk te doen zonder verdere administratieve voorwaarden of vastgelegde afspraken. In de praktijk blijkt echter dat de jij verplicht dagelijks op kantoor werkt, deelneemt aan interne vergaderingen en specifieke instructies ontvangt van het team, zoals het naleven van de kantooruren en het strikt volgen van bepaalde ontwerprichtlijnen.

Praktisch advies: Om problemen te voorkomen, moet er een formele overeenkomst van opdracht worden opgesteld die de werkrelatie en de projectomvang duidelijk definieert. Dit contract moet bijvoorbeeld specificeren dat jij alleen verantwoordelijk bent voor het interieurwerk en dat je niet verplicht bent om op kantoor te werken of deel te nemen aan interne vergaderingen. Jij als freelance interieurontwerper moet de vrijheid hebben om jouw eigen werktijden te bepalen en eigen werkmethoden te kiezen, zonder gedetailleerde instructies van het bureau.

Vermijd het geven van gedetailleerde werkinhoudelijke instructies (opdrachtgevers)

• Richt je als opdrachtgever op resultaatgerichte afspraken in plaats van op werkprocessen; definieer het gewenste resultaat en de criteria voor succesvolle afronding zonder gedetailleerde instructies over hoe het werk moet worden uitgevoerd.
• Zowel in de overeenkomst als bij de uitvoering moeten er zo min mogelijk werkinstructies gegeven worden. Als opdrachtgever kun je wel de kaders bepalen van wat er gedaan moet worden en welk resultaat er beoogd wordt, maar laat de uitvoering over aan de zzp'er. De zzp'er wordt ingehuurd vanwege specifieke kennis of opdracht.
• Het vermijden van werkinhoudelijke instructies niet alleen over de uitvoering van de opdracht het gaat ook over het vermijden van strikte werkafspraken zoals: "vaste werk- en pauzetijden", "hoe de zzp'er vakantie moet aanvragen", "vaste werklocatie", "dagelijks rapporteren", etc. Je wilt voorkomen dat de zzp'er – door inhoudelijke instructies – gaat lijken op een werknemer (schijnzelfstandigheid).

Praktijkvoorbeeld: Een marketingconsultant wordt ingehuurd om een nieuwe social media strategie te ontwikkelen. Je stelt als opdrachtgever de doelen vast (bijv. meer betrokkenheid op social media kanalen) maar laat het aan de consultant over hoe die doelen bereikt worden. Je geeft geen dagelijkse feedback over het exacte tijdstip van posten of de inhoud van berichten.

Praktisch advies: Hoe klein het voorbeeld ook is, geeft dit duidelijk de kaders aan waarbinnen opdrachtgever en zzp’er kunnen bewegen. Een doelgerichte afspraak als opdracht. Jij als opdrachtgever stelt de doelen vast (zoals het aantal posts per week), maar hoe deze worden bereikt, moet de zzp'er zelf bepalen. Wees voorzichtig met het geven van specifieke richtlijnen over het tijdstip van posten, de exacte inhoud van berichten, of andere operationele details. Laat de zzp’er de vrijheid om haar eigen werkmethoden te bepalen, zoals het kiezen van contentformats en het optimaliseren van postfrequenties, zolang de uiteindelijke resultaten maar voldoen aan de afgesproken doelen.

Beoordeel de (uitvoering van de) opdracht kritisch (opdrachtgevers/zzp’ers)

• Met het oog op 1 januari 2025, vermijd het inhuren van een zzp'er voor werk dat identiek is aan wat vaste medewerkers doen. Gebruik indien mogelijk bijvoorbeeld een andere titel/opdrachtomschrijving dan voor vaste medewerkers.
• Zorg voor duidelijk gedefinieerde opdrachten met een concreet beoogd resultaat en het liefst met een duidelijke begin- en einddatum. Dit onderscheidt de opdracht van een reguliere functie. Hierbij kan worden gedacht aan een afgebakende periode ter vervanging tijdens ziekte, zwangerschapsverlof of uitvoering van een project
• Vermijd het inhuren van een zzp’er voor een tijdelijke functie of om gaten te vullen bij ziekte of drukte.
• Wees kritisch bij zzp'ers die lange tijd werkzaam zijn / opdrachten uitvoeren bij de organisatie. Voer na verloop van tijd – bijvoorbeeld steeds na 6 tot 9 maanden – een langere pauze in, voordat er weer een nieuwe overeenkomst van opdracht wordt aangegaan.

Praktijkvoorbeeld: Een organisatie overweegt een zzp'er in te huren als HR-manager om tijdelijk werkzaamheden uit te voeren tijdens het zwangerschapsverlof van een vaste medewerker. Het bedrijf heeft al een interne HR-afdeling die zich dagelijks bezighoudt met personeelsbeleid, -administratie, werving en selectie. In plaats van de zzp’er dezelfde taken te laten uitvoeren als de vaste medewerkers, is het verstandig om de zzp'er een specifieke opdracht te geven, zoals "het opzetten van een nieuw beleid voor hybride werken" of "het herzien van de interne processen rondom personeelsbeoordelingen," met een duidelijk begin- en eindpunt gekoppeld aan de periode van het zwangerschapsverlof.

Praktisch advies: Om te voorkomen dat de zzp'er als schijnzelfstandige wordt gezien, moet zijn opdracht duidelijk afwijken van de reguliere HR-taken van het vaste personeel. Focus de inzet op de specifieke expertise in bijvoorbeeld beleidsontwikkeling, en niet op het uitvoeren van dagelijkse HR-ondersteuning. Door de opdracht een concreet eindresultaat te geven, zoals "afronding van het hybride werkbeleid binnen drie maanden," benadrukt het bedrijf dat de inzet tijdelijk en projectgericht is, en niet doorlopend.

Let op de manier van beloning (opdrachtgevers/zzp’ers)

• Leg de betalingsstructuur helder vast. Koppel het tarief van de zzp’er aan de geleverde output, bijvoorbeeld per uur of per project of mijlpaal. Wordt er niet gewerkt? Dan wordt er ook niet betaald. Dit maakt ook dat de ZZP’er een gedegen urenregistratie moet bijhouden.
• Vermijd afspraken waarbij de zzp'er tijdens ziekte of verlof wordt doorbetaald, omdat dit teveel lijkt op een arbeidsovereenkomst.
• Overweeg om resultaatgerichte beloningen af te spreken, zodat duidelijk is dat de zzp'er ondernemersrisico loopt.

Praktijkvoorbeeld: Een evenementenbureau huurt een freelance grafisch ontwerper in om promotiemateriaal te ontwikkelen voor een reeks evenementen. Het bureau stelt voor om de ontwerper per maand te betalen, ongeacht of er daadwerkelijk werk is geleverd, en biedt daarbij ook doorbetaling aan als de ontwerper ziek is of met vakantie gaat.

Praktisch advies: Om te voorkomen dat deze afspraak te veel lijkt op een arbeidsovereenkomst, moet de beloning van de grafisch ontwerper worden gekoppeld aan de geleverde output. In plaats van een vaste maandelijkse betaling, spreek je af dat de ontwerper wordt betaald per project of per voltooid ontwerp. Bijvoorbeeld: "een vergoeding van €1.000 per afgeronde brochureontwerp". Zo loopt de zzp’er ondernemersrisico, want als er geen opdracht is of het werk niet wordt uitgevoerd, wordt er ook niet betaald. Daarnaast moet de ontwerper een eigen urenregistratie bijhouden om transparantie over de geleverde diensten te waarborgen.

Bewaak het ondernemerschap (zzp'ers)

Bij schijnzelfstandigheid is de grens tussen werknemer-werkgever en zzp’er-opdrachtgever niet duidelijk. Ondernemerschap bij een zzp'er betekent niet alleen het uitoefenen van een bedrijf of beroep, maar ook het dragen van de risico's en verantwoordelijkheden die bij het ondernemerschap horen:

• Zelfstandigheid: een zzp'er bepaalt zelf hoe en wanneer het werk wordt uitgevoerd, inclusief de keuze van werkwijze, technieken en processen, en heeft de vrijheid om eigen werktijden en werkplekken te bepalen zonder strikte invloed van de opdrachtgever.
• Ondernemersrisico: een zzp'er draagt het financiële risico van fluctuerende inkomsten, uitblijvende opdrachten en moet zelf een buffer aanleggen voor minder drukke periodes.
• Eigen bedrijfsmiddelen: een zzp'er beschikt over de benodigde materialen en gereedschappen voor het werk, zoals een eigen computer en specialistische apparatuur. Hier hoort ook het zelf regelen van zakelijke verzekeringen, zoals aansprakelijkheids- en arbeidsongeschiktheidsverzekeringen bij.
• Administratie en financiën: Het (laten) bijhouden van de administratie, belastingaangiften en financiële rapportages. Het opstellen en versturen van facturen en zorgen voor het beheer van betalingen en inkomsten.
• Acquisitie en klantbeheer: De zzp'er is verantwoordelijk voor het werven van nieuwe klanten en het binnenhalen van opdrachten en onderhoudt klantrelaties.

Een praktijkvoorbeeld: Een vastgoedonderhoudsbedrijf huurt regelmatig een zzp-schilder in voor het onderhoud aan panden van woningbouwcorporaties. De schilder werkt bijna uitsluitend voor dit vastgoedonderhoudsbedrijf, krijgt kwasten en gereedschap van het vastgoedonderhoudsbedrijf. Rijdt (mee) in de bedrijfsauto. Ook wordt van hem verwacht dat hij zich dagelijks meldt bij het kantoor van het vastgoedonderhoudsbedrijf om instructies te ontvangen over welke panden hij die dag moet schilderen.

Praktisch advies: Het is voor zowel het vastgoedonderhoudsbedrijf als voor de zzp-schilder van belang om het ondernemerschap te waarborgen. De schilder moet beschikken over / investeren in zijn eigen werkmiddelen (zoals kwasten, gereedschappen, eigen bedrijfsauto, etc.). Als de schilder toch structureel gebruik moet maken van gereedschappen van het vastgoedonderhoudsbedrijf dan is het advies om dit in de overeenkomst vast te leggen, een bruikleenovereenkomst te tekenen of een gebruiksvergoeding te rekenen. De schilder is ook verantwoordelijk voor het doen van acquisitie om andere opdrachtgevers te vinden.

Houd dit blog in de gaten. Als de Hoge Raad het advies van advocaat-generaal De Bock (30-09-2024) volgt, dan zal hier extra informatie worden opgenomen.

Evalueer de werkrelatie (opdrachtgevers/zzp’ers)

• Ga in gesprek met zzp'ers over de werkrelatie. Als signalen wijzen op mogelijk schijnzelfstandigheid of te grote inbedding in de organisatie dan is het voor beide partijen goed om na te denken over aanpassingen in de werkrelatie. Bijvoorbeeld: de opdracht te stoppen, de werkrelatie drastisch aan te passen of over te gaan tot werken in loondienst.

Praktijkvoorbeeld: Na een jaar werken met een freelance webdesigner, merken beide partijen dat de zzp’er steeds meer vast onderdeel wordt van het team. Hij werkt bijv. structureel op kantoor, neemt deel aan teamvergaderingen, heeft vaste werktijden, is aanwezig bij personeelsuitjes.

Praktisch advies: Plan regelmatig evaluaties van de werkrelatie na 6 of 9 maanden, vooral als sprake is van een langere werkperiode. Controleer of de samenwerking nog voldoet aan de kenmerken van zelfstandigheid, zoals flexibele werktijden, meerdere opdrachtgevers, duidelijke opdracht en de vrijheid om eigen keuzes te maken. Als de werkrelatie te veel begint te lijken op een arbeidsrelatie, kan het verstandig zijn om de werkrelatie aan te passen, om te zetten naar loondienst of te beëindigen.

Waar kan Het WerkLab je mee helpen?

Wil je hier meer over weten? Of even sparren over jouw situatie? Dan mag je altijd contact met ons opnemen. We helpen je graag op weg met advies of het opstellen van een passende overeenkomst van opdracht.

Wij begrijpen dat iedereen in deze periode op zoek in naar antwoorden: “Wat mag er nog wel en wat niet?”. Wij proberen met deze praktische voorbeelden een beeld te scheppen in mogelijke uitvoeringen. Wees je er bewust van dat het daadwerkelijke antwoord – zoals een jurist graag zegt – afhangt van de omstandigheden van het geval. Kijk daarom altijd kritisch naar de eigen situatie en gebruik deze voorbeelden als handreikingen.